Er du vår nye kollega?

Booking- og administrasjonskoordinator

Stillingstype: 100 % fast stilling
Arbeidssted: Kvitnes Gård
Oppstart: Etter avtale
Arbeidstid: 5 dager i uken. Ferie og øvrige arbeidsvilkår følger husavtalen.
Nærmeste leder: Hotel- og salgssjef
Søknadsfrist: 31 Juli, 2026

Om stillingen

Som booking- og administrasjonskoordinator blir du en sentral del av den daglige driften på Kvitnes Gård. Du har ansvar for at gjestereisen oppleves sømløs – fra første kontakt til avreise – samtidig som du bidrar med struktur, koordinering og administrativ støtte internt.

Stillingen passer for deg som tar ansvar, trives med å skape orden i en variert arbeidshverdag og motiveres av å levere gode opplevelser for både gjester og kollegaer. Du er løsningsorientert, fleksibel og liker å ha mange baller i luften. Som en viktig del av teamet blir du et bindeledd mellom gjest, vertskap og våre interne systemer.

Ansvarsområder

Stillingen kombinerer booking, administrasjon, vertskap og HR-relaterte oppgaver. Du vil ha en sentral rolle i koordinering, kommunikasjon og kvalitetssikring av den daglige driften.

Arbeidsoppgaver

Booking og gjesteoppfølging

  • Håndtere bookinghenvendelser og e-post daglig

  • Følge opp individuelle gjester, grupper og samarbeidspartnere

  • Planlegge og koordinere eventer

  • Arbeide aktivt i VisBook og BookVisit

Administrasjon

  • Fakturering og administrativ økonomioppfølging

  • Utarbeide ukentlige driftsoppdateringer til ledelsen

  • Utføre administrative oppgaver knyttet til drift og logistikk

  • Følge opp samarbeidspartnere og sikre god kommunikasjon og koordinering

Vertskap

  • Være en del av vertskapet og bidra til gode gjesteopplevelser

  • Sørge for en varm, personlig og profesjonell oppfølging av våre gjester

HR og personaloppfølging

  • Registrere nye ansatte i Runwell

  • Tilrettelegge bolig og praktiske forhold ved oppstart

  • Følge opp at ansatte gjennomfører obligatoriske kurs og etterlever våre rutiner og etiske retningslinjer

Andre oppgaver

Hos oss hjelper vi hverandre når det trengs. Derfor kan stillingen også innebære oppgaver som gårdsarbeid, frokostservering eller andre driftsoppgaver ved behov.

Kvalifikasjoner

  • Relevant erfaring fra hotell-, reiselivs- eller servicebransjen, gjerne innen booking eller administrasjon

  • Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner

  • Erfaring med VisBook, BookVisit eller tilsvarende systemer er en fordel

  • Gode digitale ferdigheter, gjerne også erfaring med Excel

  • Erfaring med fakturering eller administrativ økonomi er en fordel

  • Gode norsk- og engelskkunnskaper, både muntlig og skriftlig

  • Førerkort klasse B

  • Lokal kjennskap til Vesterålen og omegn er en fordel

Personlige egenskaper

Vi tror du vil trives hos oss dersom du:

  • Har god gjennomføringsevne

  • Beholder roen når tempoet er høyt

  • Er serviceinnstilt og har øye for detaljer

  • Tar initiativ og eierskap til egne arbeidsoppgaver

  • Er fleksibel og trives med en variert arbeidshverdag

  • Jobber godt både selvstendig og sammen med andre

Vi tilbyr

  • En variert og meningsfull arbeidshverdag i naturskjønne omgivelser

  • Muligheten til å være med og utvikle en av Norges mest spennende mat- og reiselivsdestinasjoner

  • Et sterkt fagmiljø med engasjerte og dedikerte kollegaer

  • En arbeidsplass preget av tillit, kvalitet og stor takhøyde

  • Vi kan være behjelpelige med å finne bolig

  • Muligheten til å bli en del av et vertskap som setter ekte gjestfrihet, kvalitet og bærekraft i sentrum

Søk på stillingen her